LA SEGRETERIA

L’OBIETTIVO Come utilizzare al meglio l'area più potente dello studio. Gestire per obiettivi per far funzionare meglio lo studio

Attività dedicata a Dentista Titolare e Segretaria/e

8 ORE

KEY POINT

• L’agenda ideale requisiti e modalità

• I tempi appuntamento come si determinano e come si gestiscono

• Profilare il paziente tipologie di paziente e fit economico

• i Richiami prima visita, mantenimento, presentazione PdT, etc. quali sono e come si fanno

• Calendarizzazione dei piani di trattamento come si gestiscono gli appuntamenti dei PdT

• Da agenda settimanale a agenda mensile ampliare gli orizzonti per gestire meglio l'agenda

• Appuntamenti produttivi e improduttivi quali sono e come si distribuiscono in agenda

• Identificare gli obiettivi fatturato e utile mensili, gli appuntamenti giusti, etc

• Da riempire l’agenda a gestire l’agenda raggiungere gli obiettivi prefissati

• Il Gestionale utilizzo del gestionale

• Pagamenti e scadenze tipologie, modalità e strumenti

• Il Nurturing mantenere viva la relazione con il paziente, durante e dopo il trattamento

• Analisi agende e casi pratici

IL SISTEMA DI VENDITA

L’OBIETTIVO Come portare al massimo la vendita dei preventivi di qualsiasi valore, ottimizzare i pagamenti e far contenti i pazienti.

Attività dedicata a Dentista Titolare e Segretaria/e

8 ORE

KEY POINT

• Definizione cos’è e cosa comprende

• I Ruoli chi fa cosa, come e quando (quindi chi non fa cosa)

• Il Piano di Trattamento divisione in fasce (difficoltà/tariffa), definizione modalità di presentazione (luogo e tempi), strumenti e supporti alla presentazione, preparare la presentazione di un PdT (casi complessi)

• L’obiettivo del Dottore quali risultati deve ottenere presentando il PdT

• Il Preventivo divisione in fasce (difficoltà/tariffa), preventivo ideale, up-sell e down-sell, preparazione preventivi, il fit economico del paziente, profilazione del paziente

• Il Piano di pagamento i tipi di pagamento e relativa “classifica”, dotazione sistemi di pagamento dello studio, preparazione delle proposte di pagamento (per i vari preventivi), criteri per gli incassi, politica sconti, chiarezza e trasparenza (tutto scritto e firmato)

• L’obiettivo della Segretaria quali risultati deve ottenere presentando il Preventivo e i pagamenti

• Il Gestionale utilizzo del gestionale

• I Protocolli definizione, stesura e applicazione dei protocolli del Sistema di vendita

• Il Ruolo dell’Assistente supporto e sinergia

• Case Histories e Role Playing

IL VALORE DELLE PRESTAZIONI DENTISTICHE

L’OBIETTIVO Quanto guadagno (o non guadagno) sulle mie prestazioni, come posso ottimizzarle, incassare di più e gestire meglio lo studio, raggiungendo gli obiettivi di fatturato e marginalità

Attività dedicata a Dentista Titolare, Segretaria e/o Amministrative

8 ORE

KEY POINT

• Il Costo poltrona IL TEP tempo reale di produzione, costi fissi e variabili

• Il Margine delle prestazioni come si calcolano i costi, come si imputano alle singole prestazioni, prestazioni positive e negative.

• Il Tariffario confronto con il mercato (cenni al posizionamento dello studio), aggiustamenti, revisioni ed interventi migliorativi.

• Il Costo dei collaboratori mercato vs margine della prestazione, percentuale vs fee, il collaboratore assunto, “nessuno è insostituibile”

• Il File Tariffario come si compila il file che forniremo, approfondimento sui costi, margini assoluti e percentuali

• Il Gestionale impostazione dati da ottenere per avere il monitoraggio mensile

• Interventi post compilazione del file, le modifiche al tariffario, modifiche alle modalità di erogazione delle prestazioni, spunti per i protocolli clinici (tempi, etc.), revisione retribuzioni collaboratori, etc.

• Definizione obiettivi fatturato e utile, composizione “rosa” dei servizi, scenari alternativi

• Case Histories e esercizi pratici

MARKETING E COMUNICAZIONE NELLO STUDIO DENTISTICO

L’OBIETTIVO Nell’Odontoiatria moderna il marketing ha un ruolo imprescindibile. Bisogna usarlo e saperlo usare bene per ottenere risultati tangibili Attività dedicata a Dentista Titolare e Segretaria e/o Responsabile Marketing

8 ORE

KEY POINT

• Tutto è marketing nello studio dentistico

• Che cos’è il Marketing differenze tra marketing e comunicazione e relative definizioni

• I tipi di marketing marketing interno e marketing esterno

• I mezzi del marketing la comunicazione, tipi e modalità

• Il Posizionamento che tipo di studio abbiamo o vogliamo avere

• Gli obiettivi definizione degli obiettivi di fatturato e di margine che vogliamo ottenere Il piano marketing e comunicazione come si fa e come si pianifica

• Il budget come definirlo e come usarlo (Break Even Point ed altri indicatori)

• Generare Prime Visite quali e quante, la comunicazione mirata

• Marketing e comunicazione interna i mezzi, gli approcci, le modalità

• Marketing e comunicazione esterna i mezzi, gli approcci, le modalità

• Il Gestionale utilizzo del gestionale

• Il monitoraggio rilevare i risultati sia in termini di leads che di fatturato

• il Funnel come funziona la filiera del Marketing

• La segreteria come tradurre i contatti in appuntamenti

• Esercitazioni pratiche

I RICHIAMI (PAZIENTI DORMIENTI E ALTRI)

L’OBIETTIVO Croce e delizia dello studio dentistico. Come ottenere i migliori risultati, coccolando il paziente, riconquistando clienti migliorando gli Incassi

Attività dedicata a Dentista Titolare e Segretaria/e

8 ORE

KEY POINT

• Chi sono definizione, criteri di ricerca, numerosità dei Pazienti Dormienti

• Quanto valgono lo scontrino medio, i ritorni (cosa e quanto), il valore potenziale

• Come si recuperano dal DB (gestionale), criteri e parametri, dalle cartelle paziente cartacee, criteri e parametri e data entry, criteri di filtro, esclusioni

• Come si richiamano costruzione file richiamo, utilizzo file richiamo, strategia richiamo, tempi, spazio e strumenti, script chiamata, gestione obiezioni, criteri presa appuntamento

• Lo script di richiamo come si predispone, come si usa, come si aggiorna

• I recall tempi e modalità di ripresa dei richiami pazienti dormienti

• Il Nurturing come mantenere la relazione con il paziente

• Gli Altri Richiami quali sono (Prima Visita, Mantenimento, et.), come si fanno, in che tempi, suggerimenti e «tips»

• Il Gestionale l’uso del gestionale per i richiami, add-on e sistemi di automazione

• Casi pratici e role playing

LA SEGRETARIA 2.0

L’OBIETTIVO E' il ruolo centrale nel funzionamento dello studio. Una brava segretaria o più di una, fanno la differenza per tutto lo studio dentistico. Ma che attitudini deve avere la segretaria in uno studio al passo con i tempi?

Attività dedicata a Dentista Titolare Segretarie e Clinic Manager

8 ORE

KEY POINT

• Attitudini e punti di forza non è un mestiere per tutte

• I questionari attitudinali quali usare e cosa ci dicono

• Attitudine o competenza?- come scegliere una segretaria

• Le mansioni della segretaria non solo appuntamenti, tutte le mansioni della segretaria 2.0

• L’accoglienza in studio un’«arte» che fa la differenza

• Il telefono chiamare e rispondere

• L’agenda gestione degli obiettivi e la pianificazione

• L’agenda la gestione dei dottori e dei collaboratori

• La vendita preventivi, upsell, downsell e tutti i tipi di pagamento

• Il Gestionale utilizzo del gestionale

• Amministrazione scadenziari, pannello di monitoraggio e controllo economico

• Fatturazione non si tratta solo di emettere una fattura, report, controlli, etc.

• Incentivi e Bonus modalità e piani

• Casi pratici e role playing

I PROTOCOLLI

L’OBIETTIVO Uno studio dentistico ben organizzato deve avere degli strumenti affinati e precisi. I protocolli sono uno dei pilastri della buona organizzazione e del buon funzionamento di uno studio o di un'azienda .Oltre che ben redatti devono poi essere ben applicati

Attività dedicata a titolari e Staff

8 ORE

KEY POINT

• Analisi degli obiettivi di funzionamento dello studio o dell'azienda • Analisi dei protocolli già presenti • Creazione e redazione dei protocolli mancanti • Verifica sinergia dei protocolli • Piccola formazione sui protocolli, cosa sono, come si realizzano e come si usano • Identificazione e creazione dei sistemi di monitoraggio dell’applicazione dei protocolli • Applicazione dei protocolli • Monitoraggio • Eventuali modifiche e messe a punto

ALTRE ATTIVITA'

Queste sono altre attività di formazione per lo studio dentistico e per le aziende

Leadership

Saper gestire efficacemente le persone, saperle motivare e far crescere per avere uno Staff veramente efficiente. Non si improvvisa, si impara. Ha delle metodologie e delle regole che bisogna conoscere

Comunicazione

Come si comunica correttamente con le altre persone? Colleghi, pazienti, clienti, tutte persone con cui ogni giorno ci troviamo a comunicare. Imparare a farlo e farlo bene fa una grande differenza nella relazione, aumenta la qualità percepita e la nostra credibilità con i nostri interlocutori

La Delega Efficace

Come si affida un incarico essendo certi che venga svolto nel migliore dei modi? Delegare in modo efficace da una buona garanzia di risultato, rende motivata la persona che ha ricevuto l'incarico e ne accresce la competenza e la responsabilità

Lavoro in Team

Un Team che lavora bene, in piena sinergia e in perfetto accordo, raggiunge obiettivi molto elevati. Ma bisogna imparare a farlo e farlo bene. Anche in questo caso regole e metodologie danno un grande aiuto ad ogni persona per capire che fa parte di un Team e come questo sia un grande vantaggio

I Mansionari

Definire con grande precisione chi fa cosa, come e quando è un aspetto molto importante dell'organizzazione di qualsiasi azienda o studio dentistico. Serve a focalizzare quel che si fa, serve ad un nuovo/a assunto/a ad avere un riferimento per la sua mansione, ancora serve a poter svolgere alcune mansioni anche se non si ricopre quel ruolo, basta leggere il Mansionario